Hoy hay reunión, estamos en una empresa mediana. La gente ha terminado de saludarse y se acaba de sentar el último rezagado. Ya han pasado 15 minutos.

¿Has contado los ‘rings’, cuántos vamos ya?.

Estamos rodeados de distracciones. Antes sólo era el teléfono, ahora es el e-mail, WhatsApp, Facebook… lo que no nos deja concentrarnos. Y, olvidalo, no sirve de nada tu maravilloso PowerPoint si no consigues que tu público se concentre en tu mensaje.

Cuando lees un e-mail de tu jefe/empleado ¿qué es lo primero que piensas?… te diré lo que pienso yo: “Demasiado largo”. Todos caemos en la misma tentación; demasiadas palabras. Si pudieras escucharte hablar, y no fueras condescendiente por tratarse de tí mismo, lo pensarías, “¿A qué viene ésto?, ¿Por qué doy tantas vueltas?”…

Ve al grano. Ya. Mi padre era pésimo con los contestadores automáticos. Recuerdo verle explicarse ante una grabadora; lo que quería decir, después lo que quería decir con éso, y luego hacer un resumen de lo que acababa de decir. A veces se liaba tanto, ó yo me enervaba hasta el punto, que le arrebataba el teléfono y resumía su mensaje (siempre es más fácil cuando se trata de resumir lo que otra persona quiere decir):
Dí tu nombre (STOP), resume la situación actual -no el orígen del problema- (STOP), solicita una acción de tu oyente (STOP). ¿Quieres que te devuelvan la llamada ó sólo es informativa? Házselo saber. Cuelga el teléfono / Siéntate, has concluido.

Tres es el número mágico. Después de años hablando en público, al tener que reducir asuntos complejos a su mínima expresión, me he dado cuenta de que casi todos ellos se pueden concretar en tres puntos/fases/expresiones/sentencias. No importa cuál sea el tema a tratar. Siempre podrás quedarte con 3 patas. En mi mente uso ése ejemplo para recordar, que es la silla más básica posible. Y funciona. Siempre que consigo recudir un problema a sus 3 puntos básicos descubro que el resto de información es redundante. ¡Es mágia!

Usa tus balas. Cachos enormes de texto en una presentación, son como una olla enorme en la que te afanas por encontrar una pieza de carne. Algo dentro de toda ésa maraña de palabras te interesa, pero no sabes muy bien si la encontrarás a tiempo ó te desanimarás antes. Pocas personas tienen tiempo, paciencia ni concentración suficiente para hacer el esfuerzo. Ésa es la clave que no debes olvidar. Si entenderte supone un esfuerzo déjalo, nadie lo intentará. Hay temas complejos que requieren ser expuestos de forma exhaustiva, muy bien; dale a la gente el postre. Luego dales la comida. Nada más empezar muestra en pocas frases tus conclusiones, de la forma más brusca e incomoda para ellos que te atrevas. Ganarás su atención. Después explicales por qué tienes razón.

Manténte enfocado. Enfocado en fotografía es la capacidad de una cámara para definir con claridad a una distancia concreta, nada que esté más cerca ó más lejos estará en foco, sólo aquello que tu determines como: tu foco. Clint Eastwood decía “Las opiniones son como los culos, todo el mundo tiene uno”. No permitas que otros diluyan el tema. Da un mensaje, tu mensaje. Manten el tiempo en 30 minútos máximo, para mantener el sentido de urgencia y el enfoque. Después de un descanso podrás hablar de otro tema. Si no eres claro no eres productivo.

Sócrates decía “¿Cuántas cosas puedo hacer en pocas horas, y cuántas no puedo en toda mi vida?” Ser breve en tus comunicaciones implica parar y pensar en qué necesitas decir, y cómo debes hacerlo para que sea comprensible, aplicable y evaluable. Si eres capaz de implantar éste sencillo principio en tu forma de comunicar, no sólo serás mejor comunicador; serás una persona más productiva. Menos es siempre más.

David Duro

@davidduro

Presentacion Relevante

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